Secretaresse Raad van Bestuur

Secretaresse Raad van Bestuur

Kun jij goed screenen, prioriteren, plannen en alles nauwkeurig vastleggen, zodat de dag voor de leden van de Raad van Bestuur op rolletjes verloopt. Dan hebben wij een interessante baan voor jou!
NL/ EN

Secretaresse Raad van Bestuur

Locatie: Delfzijl
Uren: 24-28

Wij zoeken voor 24/28 uur per week een

SECRETARESSE RAAD VAN BESTUUR

126 nieuwe mails en 18 vergaderverzoeken: daar schrik je niet van. Je screent, prioriteert, plant en legt alles nauwkeurig vast, zodat de dag voor de leden van de Raad van Bestuur op rolletjes verloopt. Daar haal jij je voldoening uit. Herken jij jezelf in deze beschrijving en zou je dit als duo willen oppakken? Dan hebben wij een interessante baan voor jou!

Onze Raad van Bestuur bestaat uit een CEO en een CFO. Daarnaast voer je werkzaamheden uit voor onze Corporate Controller en Corporate Legal Counsel. Je gaat samenwerken met een Senior Secretaresse die het secretariaat coördineert en samen vorm je een team om hen te ondersteunen op secretarieel vlak.

Wat ga je doen?
Samen met de Senior Secretaresse beheer je jullie eigen mailbox, waarin diverse verzoeken binnenkomen. Je schat in of de collega’s een e-mail interessant vinden, met iemand willen afspreken of een evenement willen bezoeken. Dan check je direct even de beschikbaarheid in de agenda en legt het aan ze voor.

Agendabeheer is een belangrijk onderdeel van je werk. Je regelt afspraken met collega’s en klanten. Hiervoor moet je soms stevig in je schoenen staan. Niet iedereen kan de eerste zijn. Als de telefoon gaat, neem je uiteraard op. De ene keer is het een Canadese relatie die graag een keer wil bijpraten, een andere keer een collega uit Zweden die volgende week wil langs komen voor een overleg over een belangrijke opdracht. Je herkent de urgentie van het Zweedse verzoek en gaat er direct mee aan de slag. Je vraagt na hoe laat de Zweedse collega landt, zorgt voor vervoer naar Delfzijl, boekt een hotel, je plant overleggen, stelt de agenda op en zorgt voor een reservering voor het diner.

Verder bewaak je de follow-up van acties en afspraken, notuleer je eens per kwartaal bij de OR-vergadering, handel je sponsorverzoeken af en verzorg je diverse lief & leed-zaken vanuit de Raad van Bestuur. Je noteert alles in OneNote, zodat je collega precies weet wat jij al geregeld hebt en wat er nog moet gebeuren.

Ylonka Postema, Senior Secretaresse RvB

“Mijn werk kan soms chaotisch zijn. Dan ben ik bijvoorbeeld net bezig om twaalf collega’s met volle agenda’s van over de hele wereld bij elkaar te krijgen, als bezoekers zich melden bij de receptie. Dan ontvang ik hen en breng ze naar de vergaderzaal. Geen probleem natuurlijk, ik houd ervan om mijn collega’s te ontzorgen, maar dan moet je wel even schakelen.”

Lees verder

Wat verwachten we van je?

  • Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring op managementassistent- / directieniveau, bij voorkeur binnen een commercieel bedrijf
  • Je spreekt en schrijft goed Nederlands en Engels, Duits is een pre
  • Je hebt ervaring met OneNote
  • Je bent representatief en integer
  • Je bent servicegericht, flexibel en stressbestendig en weet prioriteiten te stellen


Wat hebben wij te bieden?

  • Een afwisselende baan in een internationale werkomgeving
  • Een prettige werkomgeving
  • Een passend salaris
  • Goede secundaire arbeidsvoorwaarden


Solliciteren?
Klik op 'solliciteer', vul het formulier in, voeg jouw motivatiebrief en CV toe en druk op 'verzenden'. Wij berichten je dan zo spoedig mogelijk over de verdere procedure.

Voor meer informatie over de vacature kun je contact opnemen met Hiljo Kloutsema (Corporate Legal Counsel) 0596-636302.

Een assessment kan deel uitmaken van de procedure.

Solliciteer